科研档案管理暂行办法

1. 科研档案管理暂行办法

科研档案管理暂行办法
   
 为使学院科研工作稳步、快速、有序地发展，规范科研工作的管理，充分利用科研信息和科研资源，进一步形成学院以教学为中心，教学、科研相互促进的良好机制，特制定如下暂行办法。
   
 一、建档的主要目的
  （一）科研成果建档是高校档案工作的重要组成部分，是实施产、学、研三结合的重要工作内容。对科研档案进行规范化管理是提高教学科研整体水平、完善科研管理工作的必要条件。
  （二）分时段、分类别、系统收集我院教职员工科研成果，并进行统计分析，为学院及上级领导机关准确、有效地提供相关信息作好基础工作。
  （三）对科研成果的全面收集、系统整理、归档保存、建立调档、提档、保密等管理条例，是有效、充分利用科研资源，实施科研成果转化的有力措施。
  二、 科研档案管理原则
  （一）我院科研档案实施院、分院二级建档，由科研处统一管理。
  （二）凡分院（部）建档的材料均需上报一份给科研处。科研处负责全院科研档案的收集、整理、分析。各分院（部）负责本分院（部）的科研成果建档管理工作。
  （三）科研成果以保存原始材料为主，至少应有成果的复印件。
  （四）应尽量分时间、分类别、分对象按照本单位的特点设立建档项目，做到完整不漏，分类清晰、简明易查。
  （五）考虑到档案的变化情况，要实行静、动结合的档案管理模式，年内要动态地不断修改充实原有档案，年终都要综合整理核查一次后归档静态保存，任何修改都要履行严格审批手续后方可进行。
  （六）科研档案管理应遵循保密原则。凡属保密的科研成果必须履行严格的审批手续方可调阅或借阅，原则上禁止外借。
  三、科研档案归档范围
  凡具有指导性、理论性、学术性、技术性、应用性、科普性、检索性的文、理、工、艺等领域的文章、论文、有学术价值的自编教材和实验报告、专利及教学科研成果的系统资料均属重点归档范围，具体作如下分类：
  （一）科研文书档案
  1．上级机关有关科研工作文件、通知。
  2．本院（分院、部）科研管理条例、制度、办法。
  3．本院（分院、部）科研工作文件、工作计划、总结。
  4．本院（分院、部）科研成果的统计分析资料。
  5．科研项目的申请及批复。
  6．科研成果的评审结果和获奖情况登记。
  7．科研学术活动审批存单。
  8．科研项目、学术活动、财务核算清单。
  9．本校教职员工在各类学术组织任职情况。
  （二）科研信息档案
  1．国内外相关专业的`科研动态。
  2．国内外高校管理及教育研究动态。
  3．高等职业教育专业设置、课程改革、学科建设、产学研结合动态。
  4．全国职业本科院校系列学术交流活动动态。
  （三）科研成果档案
  1．有一定学术价值的自编教材、实验指导教材和实验报告的原稿或印制品。
  2．已出版的著、译作或主要部分的复印件。
  3．国内外各类报刊上发表的论文、文章的复印件（包括刊物封面、目录、英文目录、正文、英文摘要、封底）。
  4．在省级以上各类学术会议上发表的论文复印件。
  5．获省级奖励多媒体课件。
  6．各类相关科研的省市级以上的奖励证书奖品原件或复制品、照片
  7．专利证书、编文证书复印件。
  8．科研成果转让协定书复印件、成果利用或推广的使用资料。
  四、归档要求和程序
  （一）归档材料由个人或项目组负责人收集提供，材料必须真实可靠，最好提供原始资料。
  （二）归档资料纸质要优良，字迹要清晰，严禁用铅笔、圆珠笔、复写纸书写，纸张规格统一为16开（或A4）书写纸。
  （三）归档材料必须一年进行一次系统整理，按卷、册、袋、盒组成保管单元系列，并贴上封面标识，由有关人员撰写好归档序言或归档说明。
  （四）一般成果归档一份，重要的使用频繁的归档两份。
  （五）学院科研归档材料由科研处第一负责人审核后归档；分院（部）科研材料由分院（部）主任审核后归档。
  （六）档案要妥善保管，防止泄密和遗失。
  五、档案管理与交接
  （一）档案不仅仅是为了保存，更重要的是为了利用，要充分发挥科研档案的应用功能，档案工作者应尽量满足、方便利用者的需要。
  （二）档案主要为校内教师和职工服务，一般不对外。
  （三）调档或借阅要经过主管部门领导批准后办理调档或借阅手续，并在规定时间内迅速退还，不得拖延。
  （四）不论何种原因造成泄密、遗失事实，要追究有关人员责任并给予必要处理。
  （五）院、分院（部）两级要指派行政领导和具体工作人员负责档案管理工作。主管领导或工作人员变动时，必须履行交接手续，并将交接双方签字的交接手续存档备查。
  六、本暂行规定由科研处解释。

2. 科学技术档案工作条例

第一章　总则第一条　为了建立、健全科学技术档案工作，完整地保存和科学地管理科学技术档案（以下简称科技档案），充分发挥科技档案在社会主义现代化建设中的作用，特制定本条例。第二条　科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设（以下简称科研、生产、基建）等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录象、录音带等科技文件材料。第三条　科技档案工作是生产管理、技术管理、科研管理的重要组成部分，各工业、交通、基建、科研、农林、军事、地质、测绘、水文、气象、教育、卫生等单位（以下简称各单位），都应当把科技档案工作纳入生产管理工作 、技术管理工
作 、科研管理工作之中，加强领导。第四条　各单位应当按照集中统一管理科技档案的基本原则 ，建立 、健全科技档案工作，达到科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。第二章　科技文件材料的形成和归档第五条　各单位应当建立、健全科技文件材料的形成、积累、整理、归档制度，做到每一项科研、生产、基建等活动，都有完整、准确、系统的科技文件材料归档保存。第六条　各单位应当把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和科研、生产、基建等计划中、列入有关部门和有关人员的职责范围。第七条　各单位在对每一项科研成果、　产品试制、　基建工程或其他技术项目进行鉴定、验收的时候，要有科技档案部门参加，对应当归档的科技文件材料加以验收。没有完整、准确、系统的科技文件材料的项目，不能验收。第八条　一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目，在完成或告一段落以后，必须将所形成的科技文件材料加以系统整理，组成保管单位，填写保管期限，注明密级，由课题负责人、产品试制负责人、工程负责人等审查后，及时归档。第九条　凡是需要归档的科技文件材料，都应当做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰，有利于长久保存。第十条　科技档案部门有责任检查和协助科技人员做好科技文件材料的形成、积累、整理和归档的工作。第三章　科技档案的管理第十一条　科技档案部门对接收来的科技档案，应当进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理。
　　国务院所属各工业、交通、科研、基建等专业主管机关（以下简称专业机关），应当拟定本专业系统的科技档案分类大纲。第十二条　各单位应当建立和健全图纸更改、补充的制度。更改、补充图纸，必须履行审批手续。第十三条　科技档案部门应当及时地提供科技档案为科研、 生产、 基建等各项工作服务，并编制必要的检索工具和参考资料。
　　借阅和复制科技档案要有一定的批准手续。第十四条　各单位应当定期对科技档案的密级进行审查，根据上级的规定，及时调整密级，扩大利用与交流的范围。第十五条　科技档案部门对科技档案的利用效果，应当进行必要的调查和建立借阅档案的统计制度。第十六条　国务院所属各专业主管机关，应当编制本专业的科技档案保管期限表。科技档案的保管期限，分为永久、长期、定期三种。第十七条　各单位应当定期做好科技档案保存价值的鉴定工作。鉴定的方法是直接鉴定档案的内容。鉴定工作要在总工程师或科研负责人的领导下，由科技领导干部、熟悉有关专业的科技人员和科技档案人员共同进行。第十八条　要销毁的科技档案，必须造具清册，经单位领导审定，报送上级主管机关备　案。销毁科技档案，要指定监销人，防止失密。第十九条　保管科技档案必须有专用库房，库房内应当保持适当的温度和湿度，并有防盗、防火、防晒、防虫、防尘等安全措施。科技档案部门应当定期检查科技档案的保管状况。对破损或变质的档案，要及时修补和复制。第二十条　科技档案部门对重要的科技档案应当复制副本，分别保存，以保证在非常情况下科技档案的安全和提供利用。第二十一条　引进技术和设备的档案，由引进单位的科技档案部门统一管理。第二十二条　凡是几个单位分工协作完成的科技项目或工程，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制本送交主办单位保存。第二十三条　凡单位撤销或变动， 以及建筑物、 构筑物、设备、仪器等转移使用关系时，其档案要妥善整理，并经领导人批准后向接受单位办理交接手续。

3. 开发利用科学技术档案信息资源暂行办法

第一章　总则第一条　为大力开发利用科学技术档案信息资源，充分发挥科学技术档案在社会主义现代化建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《科学技术档案工作条例》制定本办法。第二条　科学技术档案（以下简称科技档案）是国家重要的科学技术信息资源，各有关单位、部门应切实做好这一资源的开发利用，为加速科技信息交流，促进科学技术成果的推广应用服务，为深化改革、促进经济建设和科学技术发展服务。第三条　开发科技档案信息资源，是针对本单位及社会有关方面的需求，通过各种方式对科技档案中储存的科学技术信息进行发掘，使其尽快转化为现实生产力的重要工作，是提高科技档案工作经济效益的有效途径。第二章　科技档案的开发利用第四条　开发利用科技档案信息资源是档案提供利用工作的拓展和深化。各有关档案部门应面向科研、设计、生产和管理，面向引进技术的消化吸收及我国产品、技术的出口；积极参与技术市场和信息市场，促进横向经济联系及对外经济技术交流；为各级领导的计划、规划、预测、决策及可行性研究提供必要的科技档案信息。第五条　开发利用科技档案信息资源可根据不同情况和条件，采取不同的形式：
　　一、开架阅览。对降密、解密的科技档案（副本）开辟内部阅览室，开架服务，使科技档案直接与利用者见面。
　　二、信息报道、交流。在做好档案著录、建立起有效的检索系统基础上，可对档案中储存的新理论，先进技术、工艺、方法等信息，以题（目）录、简介、文摘等形式，定期或不定期地在行业、地区协作组织内进行交流、宣传、介绍。
　　三、科技档案信息加工。对科技档案、原始资料、数据进行归纳、综合、计算、分析、翻译、研究加工。
　　1、提供二次、三次文献服务，如对档案信息加工后形成的专题汇编、专业年鉴、专用图集、专项手册、大事记、大全等。
　　2、围绕某一专题（课题）或根据某方面工作的需要，对原始数据进行综合、归纳、分析、筛选，提供反映规律性、本质性的信息。
　　3、做好引进项目科技档案资料的翻译、整理、汇编、加工，为引进技术的消化吸收服务。
　　四、配合业务技术部门，为技术转让，技术咨询、和技术开发提供必要的科技档案资料。第六条　开发利用科技档案信息资源要加强横向联系，促进信息交流。各地区、各有关部门要积极创造条件，逐步建立起科技档案目录中心，承担或负责组织、协调、指导地区及行业的科技档案和目录信息交流。第七条　要建立开发利用效果反馈记录。档案管理部门应建立服务跟踪记录，收集利用效果信息，总结开发经验，使开发利用形式和内容更加适应我国经济建设、科学技术发展的需要。第三章　正确处理开发工作与保密、专利的关系第八条　开发利用科技档案信息资源要保证国家科学技术机密的安全。任何单位、个人都要严格遵守《科学技术保密条例》及国家其它有关保密的规定。既要坚持内外有别，又不妨碍科技档案信息交流。第九条　随着科学技术的进步，各有关部门要及时做好科技档案的降密解密工作。档案降密解密经鉴定后，必须报上级主管部门批准，方能开发利用。
　　国家经济、技术、军事科学研究发展的基本情况资料、数据、观探、监测记录，各类普查统计记录及分析研究报告，凡涉及国家安全和战略决策、布局、尖端技术、攻关项目等重大科技机密的，要报经主管部门批准后，方能开发利用。第十条　信息开发与专利保护都是为了加速科技成果及时、有效、合法地推广应用，促进科技成果向生产转化。任何单位、个人不得借口申请专利而不向档案部门移交应该归档（属于职务发明）的有关文件材料；档案部门有责任在其申请专利的过程中为其保密，对需要进行技术交流、开发或参考使用该项成果科技档案，须经专利申请人（或单位）同意。专利申请获准成为技术商品后，除技术决窍在专利保护期内应保密外，档案部门应依照《中华人民共和国专利法》的规定，积极为其宣传。对一些不授专利权的科技成果，及获得国家、省、部级科技进步奖的成果，其档案管理参照本办法第八、九两条规定办理。第十一条　档案部门应与科技情报、资料部门协调工作，共同为企事业科研、生产、管理和经营决策服务。第四章　科技档案信息的使用收费及费用管理

4. 科学技术档案工作条例的介绍

为了建立、健全科学技术档案工作，完整地保存和科学地管理科学技术档案（以下简称科技档案），充分发挥科技档案在社会主义现代化建设中的作用，特制定本条例。